Kantoorklachtenregeling

1. Algemene bepalingen

1.1 In dit reglement wordt verstaan onder: • Klacht: elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door medewerkers van Krol Advocaten B.V., door of namens de cliënt kenbaar gemaakt; • Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht indient; • Klachtenfunctionaris: degene die de klacht in behandeling neemt; • Medewerker: een ieder die werkzaamheden verricht voor Krol Advocaten B.V. .

1.2 Een ieder met wie Krol Advocaten B.V. een overeenkomst van opdracht heeft gesloten, heeft het recht om over de wijze waarop een medewerker van Krol Advocaten B.V. zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen een klacht in te dienen.

1.3 Krol Advocaten B.V. draagt er zorg voor dat de behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten zorgvuldig geschiedt.

2. Indiening van een klacht

2.1 De klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij de klachtenfunctionaris, zijnde mevrouw S.H. Broeseliske sb@fyrm.law

2.2 Indien de klacht niet wordt ingediend bij de klachtenfunctionaris maar bij een medewerker van Krol Advocaten B.V., zal de medewerker de klacht ter kennis brengen van de klachtenfunctionaris.

2.3 De klacht dient ten minste te bevatten: • de naam en het adres van klager; • de datum van indiening van de klacht; • een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.

2.4 De klachtenfunctionaris bevestigt binnen 5 werkdagen de ontvangst van de klacht.

2.5 Bij de ontvangstbevestiging wordt klager op de hoogte gesteld van het verloop van de klachtenprocedure.

3. Behandeling van een klacht

3.1 De klacht zal worden behandeld door de klachtenfunctionaris.

3.2 Indien een klacht niet in behandeling wordt genomen wordt klager – onder mededeling van de reden – daarvan door de klachtenfunctionaris op de hoogte gesteld.

3.3 Wanneer een klacht wordt ingediend wordt de medewerker waartegen de klacht zich richt op de hoogte gesteld van de klacht.

3.4 De klachtenfunctionaris bepaalt of klager en degene op wie de klacht betrekking heeft worden gehoord.

3.5 De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt meegedeeld door de klachtenfunctionaris.

3.6 De klachtenfunctionaris zal binnen 4 weken na ontvangst de klacht afhandelen. Indien nodig kan de klachtenfunctionaris die termijn met 4 weken verlengen.

3.7 Tegen de beslissing kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld.

4. Analyse van de klachten

4.1 Eenmaal per jaar analyseert de klachtenfunctionaris de klachten.

4.2 Indien nodig doet de klachtenfunctionaris voorstellen aan het bestuur van Krol Advocaten B.V. om de dienstverlening te verbeteren.

5. interne klachtprocedure

5.1. Indien een klager het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar S.H. Broeseliske sb@fyrm.law, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.

5.2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.

5.3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.

5.4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.

5.5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.

5.6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

6. geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

6.1 De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.

6.2 De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

7. Verantwoordelijkheden

7.1 De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de

klacht.

7.2 Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.

7.3 De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.

7.4 De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

8. Klachtregistratie

8.1 De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.

8.2 Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

8.3 De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.

8.4 Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.